Information om behandling av personuppgifter

GDPR, eller dataskyddsförordningen, är en lag som gäller i hela EU från den 25 maj 2018. Den syftar till att vi alla ska få större kontroll över hur uppgifter om oss hanteras och öka säkerheten för hur våra personuppgifter behandlas. Personuppgifter är alla uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en enskild person. Dataskyddsförordningen kompletteras med andra regler, som gäller till exempel de lagar som handlar om sekretess och tystnadsplikt. Den här informationen syftar till att förklara hur Mentea AB hanterar dina personuppgifter. Om du har några frågor kring vår personuppgiftsbehandling kan du vända dig till Pia Marie Keanius.

Personuppgiftsansvarig

Mentea AB är ansvarig för de personuppgifter som behandlas i samband med kontakten mellan dig och oss. Kontaktuppgifter till Mentea AB är följande.
Villavägen 11, 18279 Stocksund
Tel 0770-33 06 16
E-post info@familjeradgivningen.com

Ändamål och rättslig grund för behandling

Mentea AB använder de uppgifter du lämnar till oss för att kunna kommunicera med dig och säkerställa uppgifter som vi enligt avtal med våra kundkommuner är skyldiga att insamla (ingen personlig data förs dock vidare till kommunen, se nedan under ”Mottagare av uppgifter”). Uppgifterna förs under tiden löpande in i vårt system för ärendehantering och tidsbokning ”Parvis”. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är att Mentea AB behandlar uppgifter av allmänt intresse (artikel 21). Personnumret används som grund för att

1. kunna verifiera kommuntillhörighet då endast folkbokförda i en viss kommun får nyttja tjänsten familjerådgivning till en lägre kommunal avgift.
2. kunna säkertställa besökares ålder som vi årligen är skyldiga att rapportera till SCB på gruppnivå.
3. få fram rätt fakturaadress i det fall en faktura sänds till besökaren.

För att kunna hantera uppgifterna av allmänt intresse krävs att en klient kan lämna uppgifter om en annan klient (namn, personnummer, adress, ålder, mail och telefonnummer). Mentea AB gör bedömningen att det återkommande inte är lämpligt att att en klient har lämnat den andre klientens personuppgifter

Typ av uppgifter

Varje ärende som Mentea AB hanterar registreras med avseende på följande personuppgifter:

(1) Kontaktuppgifter består av för- och efterman, postadress, minst ett telefonnummer (maximalt mobiltelefonnummer, hemtelefonnummer och arbetstelefon), mailadress, vårt eget ID-nummer (anonymt fyr- eller femsiffrigt nummer) samt i förekommande fall ett kommunspecifikt ärendenummer.
(2) Statistikuppgifter består av ålder, personnummer, kön, folkbokföringskommun, antal samtal,
relationens art vid första besöket, parrelationens längd, antal hemmavarande barn, antal umgängesbarn och växelvis boende barn samt behandlingens tyngdpunkt. Statistikuppgifterna rapporteras årligen mellan februari och april på kommunnivå (inga enskilda besökare rapporteras) till Socialstyrelsen via SCB. Bakgrund är den lagstiftning som finns om detta.
(3) orsak till kontakt/minnesanteckningar.

Vare månad i samband med fakturering till de olika avtalskommunerna rapporteras till våra kundkommuners socialförvaltningar de anonyma ID-numren som varje ärende har hos oss samt ärendets antal samtal. Då ett ärende faktureras för en egenavgift eller för ett uteblivet besök används uppgifter om adress, folkbokföringskommun samt samtalstid.

Mobiltelefonnummer lagras och används för att via SMS kommunicera med de personer som ärendet består av och som uttryckligen godkänt SMS som kommunikationssätt. SMS sänds iform av påminnelse, bokningsbekräftelse och erbjudande om tidigare tid.

Åtkomst av uppgifter

Endast den rådgivare som arbetar i ärendet och administratören har tillgång till ärendets personuppgifter. Tillgång till minnesanteckningar har endast den aktuella rådgivaren. Andra rådgivare kan överblicka andra rådgivares kalendrar som arbetar på samma mottagning med begränsningen att endast kunna se förnamnet på de klienter som är bokade.

Lagring

Personuppgifterna ovan lagras krypterade på en server. Åtkomst sker endast med säker autentisiering. Personuppgifterna lagras hos City Network AB i Karlskrona. Personuppgifterna hanteras för vår räkning även av Fortnox AB (kundfakturor), Izettle AB (korttransaktioner), Loopia AB (e-post) och 46elks (telefonnummer för sms-kommunikation).

Lagringstid

Person- och kontaktuppgifter enligt ovan raderas löpande. Uppgifter som hör till ett ärende som har avslutats under år 1 raderas i juli år 2 under förutsättning att ärendet inte återkommit under de sex första månaderna år 2. Om ett ärende återkommer inom sex månader från sista besöket aktiveras ärendet på nytt. Om tiden är längre än sex månader från att ärendet hade sitt sista samtal till dess att ärendet återkommer skapas ett nytt ärende.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker. Du har även, med de begränsningar som följer av socialtjänstlagen, rätt att få dina personuppgifter rättade, att få uppgifterna raderade, att kräva att behandlingen av uppgifter i vissa fall begränsas, samt att i vissa fall invända mot behandlingen.

Mottagare av uppgifter

Uppgifter lämnas till utomstående endast om du samtycker till det.

Uppgiftsskyldighet enligt lag

I särskilda fall kan Mentea AB ha skyldighet enligt lag att lämna ut uppgifter. En sådan uppgiftsskyldighet gäller enligt reglerna exempelvis när ett barn far illa. Här ser du vilka fall det rör sig om.

Regler om sekretess och säkerhet för uppgifterna

För alla uppgifter, både sådana du lämnar och sådana vi använder exempelvis i vårt ärendesystem, gäller de regler om tystnadsplikt som följer av socialtjänstlagens bestämmelser. Varje familjerådgivare undertecknar vid anställningens början en särskild förpliktelse om tystnadsplikt.